檔案數(shù)字化之前要先整理整體建庫和補充著錄
檔案數(shù)字化之前的整理工作包括整體建庫及補充著錄兩方面。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時對于沒有完整著錄信息的單位需要對目錄集中著錄和建庫,在完成編目工作后,才有可能銜接數(shù)字化對象審批、檔案出庫、整理、檢查核對等工作;對于已建庫但條目信息仍不完整的,應(yīng)該對缺失、錯誤等信息進(jìn)行糾正,以確保信息完整,從而支援檔案數(shù)字化成果的服務(wù)利用工作。如進(jìn)一步設(shè)置及補充人名、地名、附件等著錄項目。
檔案工作需要循序漸進(jìn)
許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進(jìn),在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前不要進(jìn)入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。
檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,基建檔案整理外包,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作,基建檔案整理外包公司,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,河北基建檔案整理,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
檔案整理實際工作中需要注意的地方
在實際工作中,對于零散的檔案資料或數(shù)量較少的某一產(chǎn)品、某一項目或某一型號的檔案資料,采用文件級檔案整理,基建檔案整理外包服務(wù),能夠使類目數(shù)量龐大的問題有效避免,提高整理和管理工作效率;案卷級檔案整理方法適用于部分?jǐn)?shù)量較多的某一產(chǎn)品、某一項目或某一型號的檔案資料,可以在沿用同類檔案整理方法的同時,使檔案信息的整體性得以有效保持,有利于后期管理和利用。通過案卷級檔案整理和文件級檔案整理相配合的方法,能夠有效提升整理工作質(zhì)量和效率。
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