檔案分類要注意詳細(xì)劃分來規(guī)避不利影響
檔案進(jìn)行分類時,通常要求按照產(chǎn)品型號、設(shè)備型號、項(xiàng)目編號等進(jìn)行子類的劃分,并根據(jù)子類進(jìn)行整理組成案卷,但在具體整理工作中,涉密檔案整理,時常出現(xiàn)部分文件無法歸屬于哪個具體的型號或項(xiàng)目的情況,或者文件與幾個型號或項(xiàng)目都存在著一定的關(guān)聯(lián)性,這會加大檔案組卷難度。檔案資料的利用價值,即使屬于同一產(chǎn)品、同一設(shè)備或同一項(xiàng)目也有所區(qū)別,同時也會影響檔案資料的保管期限,涉密檔案整理軟件,但在實(shí)際整理過程中,檔案組卷后,通常會將這些不同保管期限的檔案集中管理,并進(jìn)行裝訂固化,不僅不利于后期檢索利用,同時也對后期檔案價值鑒定工作的有序開展造成阻礙。且在檔案整理工作中,檔案信息著錄通常以案卷為著錄單位,而未對該卷的每份檔案信息逐一進(jìn)行著錄,這樣會導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容不夠明確,對后期檔案信息的開發(fā)利用造成不利影響。
檔案整理的質(zhì)量由人員水平和管理人員決策共同決定
檔案整理工作的質(zhì)量會直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響,為了提案管理人員的業(yè)務(wù)水平,讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要,盡可能的調(diào)動工作人員的工作積極性,增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存文件特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說,都具有多樣化的特點(diǎn),涉密檔案整理流程,所以還需要及時更新管理方法,這就對檔案管理人員提出了更多的要求。
檔案的文件材料整理需要科學(xué)和技術(shù)
文件材料的整理是按照科學(xué)的方法和規(guī)則進(jìn)行的,涉密檔案整理服務(wù),是一項(xiàng)技術(shù)性的工作。對歸檔的文件材料進(jìn)行科學(xué)的整理是檔案室的主要任務(wù)之一。通過檔案收集工作集中到檔案館,只有經(jīng)過科學(xué)整理,使零散的文件資料實(shí)現(xiàn)條理、秩序,并將其中的關(guān)鍵成分通過整理凸現(xiàn)出來,才能有效地提供利用。因此,文件材料歸檔整理工作是檔案業(yè)務(wù)的中心環(huán)節(jié)。
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