明確檔案整理的各項(xiàng)基本要求
檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案(收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等),北京紙質(zhì)檔案整理,進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過(guò)程。檔案整理的基本要求:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值,紙質(zhì)檔案整理軟件,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。數(shù)據(jù)檔案整理服務(wù)依據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及客戶要求,為客戶提供檔案整理服務(wù)。
檔案整理時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況靈活針對(duì)性處理
在進(jìn)行檔案級(jí)整理時(shí),通常根據(jù)檔案管理的文件要求,分別按照產(chǎn)品型號(hào)、編號(hào)、項(xiàng)目、設(shè)備型號(hào)等分類對(duì)這幾類檔案進(jìn)行整理,但在具體的整理工作中,紙質(zhì)檔案整理方案,常會(huì)遇到某一產(chǎn)品、某一設(shè)備、某一項(xiàng)目的資料不全,甚少的情況如仍按照上述要求進(jìn)行分類,會(huì)導(dǎo)致檔案子類目數(shù)量不斷增加,數(shù)量過(guò)多影響檔案信息的查找和管理,反而人為地增加了檔案管理的復(fù)雜性。
會(huì)計(jì)檔案的整理原則和標(biāo)準(zhǔn)
會(huì)計(jì)檔案:是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算材料,是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)
整理原則:會(huì)計(jì)檔案整理歸檔時(shí)必須收集齊全完整(包括紙質(zhì)及磁帶、光盤等磁性介質(zhì)材料),做到不隔年、不漏月、不短件。
在整理會(huì)計(jì)檔案時(shí),使用的裝具應(yīng)做到整齊統(tǒng)一,類目醒目。記賬憑證使用標(biāo)準(zhǔn)卷皮的不可裝盒(袋);會(huì)計(jì)賬薄財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他材料必須裝會(huì)計(jì)檔案盒保管。會(huì)計(jì)檔案卷皮、卷盒背脊要注明年月、類別、期限和卷號(hào)。
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